私は在宅勤務を始めて半年が経過しましたが、出社していた時と比べて働きにくくなったなーと思う点が1つあります。
それは、上司とのコミュニケーションの難しさです。
こちらが言いたい事が上手く伝わらなかったり、上司からの指示を勘違いして受け取ってしまったり、、、、
指示内容の認識齟齬が起き場合、どんなに自分が時間をかけて作業をしてもまた1からやり直しということになりかねません。
また、上司がいつも隣で見ている訳ではないため自分の認識が間違っているということもなかなか気づかないですよね。
2020年3月にペーパーロジック株式会社が行ったアンケート調査によると、テレワークの課題で一番多かった回答が
「対面よりコミュニケーションが難しい」
という答えでした。
このように、私と同じようにコミュニケーションについて課題を感じている人が多いみたいです。
この記事では、上司とのコミュニケーションミスを減らすために私がどんな工夫をして課題を克服しているかを説明します。
上司の指示は5w1hで整理する
例えば「プロジェクトの進め方の問題点を洗い出しておいてほしい」といった指示があるとします。
このままではわからない情報が多すぎますよね笑
ただ、何を聞き直さないといけないかが整理されていないと、結局また聞き直すことになってしまいます。
指示内容の理解を整理するのに使えるツール。
それが5w1hです。
今回の指示を5w1hで整理してみましょう。
| 5w1h | 確認事項 |
|---|---|
| why | なんで急にプロジェクトの進め方の問題点を洗い出すことになってのだろう？ |
| what | どんなアウトプットを求められているのだろう？メモ？エクセル？ |
| who | 最終的に誰向けに内容を見せるのだろう？上司？それとももっと上の人？ |
| how | 完成像のイメージってどんなものだろう？ |
| when | いつまでに提出する必要があるのだろう？ どのタイミングで上司にレビューをもらおう？ |
| where | これはどこで使う資料になるのだろう？クライアント先？ |
このように、5w1hで整理すると確認しなければならない事が一通り洗い出せます。
認識齟齬が生まれる大きな原因の1つは、わからないことを確認せず勝手な自分の解釈で進めてしまうことです。
わからないことはきちんと上司に聞くようにしましょう。
具体的なイメージをもらう
私たちが日常使っている日本語。
普段普通にコミュニケーションを取っているのでなかなか気付きませんが、一つ認識しておくべき事があります。
みんなが同じ意味でその言葉を使っているとは限らない
という事です。
例えば「来週の日曜」という言葉。
仮に今日が月曜日だとした場合、人によって2通りの解釈ができてしまいます。
- 6日後の日曜日
- 13日後の日曜日
1週間を何曜日始まりにするか、によって解釈が変わってしまうのです。
このように我々は自分の経験に基づいて言葉の意味を定義しているため、人生の経験も仕事の経験も違う上司が使う言葉と自分の使う言葉の認識がズレることは容易にあります。
しかし人によっての認識をずらさない方法が1つだけあります。
絵です。
視覚情報があればそうそう認識がズレることはないです。
なので私は上司から指示をもらった時、「参考になる資料はありますか？」「イメージを掴める物はありますか？」
と聞くようにしています。
もし資料がない場合は、ラフでもいいので簡単にアウトプットイメージを作成し、完成像を上司と共有するようにしましょう。
適度に上司に途中経過を見てもらう
5w1hで確認事項を整理しても、具体的なイメージをもらっても、最終的なアウトプットが上司の想定したものと違ったということは起こりえます。
微妙な認識齟齬があったという場合もそうですが、進めていく中で上司の考えが変わるということもあるからです。
それを防止するためには、作業の途中途中で中身を確認してもらうと良いです。
「一旦何%まで作成したのですが、ここまでで違和感や修正点ありますか？」
と確認しましょう。
こまめに確認することで、仮に途中で上司との考えがズレていてもすぐ対応する事ができ、結果的に最短距離でアウトプットを作成する事ができます。
まとめ
在宅勤務は移動時間もないし自分の好きな環境で仕事ができるという意味でメリットがある反面、やはりコミュニケーションが難しくなるといったデメリットも存在します。
今回ご紹介したような方法を実践する事でデメリットを少しでも軽減し、快適なテレワークライフを過ごしましょう！
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