【新入社員向け】Excelで最初に覚えるべき用語集

今回はそんな人向けに記事を書きました。

何事も指している言葉がわからないとコミュニケーションができないですよね。

この記事を読めば上司の指示内容もわかるし、わからないことを調べたいときも調べやすくなります！

覚えるべき用語まとめ

No.	用語	意味
1	ブック	開いているExcelファイル
2	シート	ブック内にあるページ
3	セル	シート内の一つの箱
4	行	横方向
5	列（カラム）	縦方向
6	参照	他のセルの値を読み込むこと
6-1	絶対参照	参照内容がコピー元と貼り付け先の位置関係によって変化しない参照方法
6-2	相対参照	参照内容がコピー元と貼り付け先の位置関係で変わる参照方法
7	関数	数式
8	ピボット	表のデータを好きな視点で集計できる機能
9	フィルタ	表のデータを好きな内容で絞り込んで表示する機能
10	条件付き書式	条件に当てはまるセルの書式を変更できる機能

ブック

PCには様々なソフトが入っており、皆さんもソフトの内容をファイルとして保存していると思います。

ExcelではこのExcelファイルのことをブックと呼んでいます。

シート

Excelでは1つのブックの中に複数のページを持つことが可能です。

例えば「社員名簿」というブックを作ったとして、営業用の名簿ページ・マーケ用の名簿ページなど分けることができます。

Excelではこの1つ1つのページのことをシートと呼びます。

セル

Excelを開くと沢山の四角いマスがあります。

この1つ1つのマスのことをセルと呼びます。

このセルのなかに文字や数式を入力していきます。

セルには住所があり、住所は数字とアルファベットの組み合わせで表すことができます。
下の画像だと緑で囲われているセルの住所はA1になります。

行

横方向のことを行と言います。

「行を選択して」

「～行目に色をつけて」

など指示されることがあるので覚えておいてください。

列（カラム）

横方向を行と呼ぶのに対し、縦方向を列と呼びます。

列はカラムと呼ぶこともあるのでこの呼び方も覚えましょう。

「列を挿入する」

「～番目のカラムを選択する」

などと使われます。

参照

別のセルに入力している内容を他のセルにも入力したい場合、コピーではなく参照という方法を使って実行することができます。

コピーしてしまうとコピー元とコピー先のセルは独立しているため片方の入力内容を変えてももう片方への影響はありません。

参照をしておけば参照元のデータを変えた場合に自動的に参照先の入力内容も変更されるため、いちいち手動で修正する必要がなく便利です。

相対参照

参照方法には大きく2種類あります。

その一つが相対参照です。

相対参照とは
「計算式の中にある参照入力が、コピー元と貼り付け先の位置関係によって変化する参照法」
のことです。

具体的に見てみましょう。

以下のようにB列C列に数字があり、D列にはB・C列の合計を表示させたいとします。

D2に入力した内容をD3~D6にも入力したいですが、いちいち手で入力していたら大変ですよね。
そこでD2の式をD3~D6までコピーしてみます。

しっかり計算されました。

D2にはB「2」＋C「2」が入力されていたのに、コピー先では行に応じて3行目ならB3+C3・4行目ならB4＋C4の値が表示されていますよね。

これが相対参照の機能です。

この相対参照があることで一度数式を打ち込めばコピーするだけで自動的に計算してくれるのです。

絶対参照

参照方法の2つ目が絶対参照です。

相対参照が位置関係に応じて参照値が変化したのに対し、絶対参照では
「コピー元と貼り付け先の位置関係に応じて、計算式の中にある参照入力を変化させない参照方法」
になります。

こちらも具体的に見ていきましょう。

A2に10%の値を入力し、先ほどの参照結果にそれぞれ10%をかけていきたい場面を想定します。

先ほどと同様の方法でコピーすると、E2は正しく計算されていますがE2～E6は0になってしまいました。

これは相対参照が働き何も入力されていないA3～A6を参照したためです。

かける数をA2に固定するために使うのが絶対参照になります。

具体的にはE2でA2を参照する際にF4を押下し、セル番地に＄マークをつけます。

この＄マークがついていると、絶対参照をしている状態になります。

ここで改めてE2の式をE6までコピーしてみましょう。

このようにコピーしても参照元を変化させたくない時に使えるのが絶対参照です。

関数

Excelは表計算ソフトとも言われる通り、計算や分析を得意とするソフトです。

Excelに予め搭載されている、目的の計算を実施できる数式を関数と呼びます。

代表的な関数はSUMやIF、VLOOKUPなどがあります。

ピボットテーブル

Excelでは様々なデータを扱いますが、データはただの数値でありそれだけでは何も言うことができません。

膨大なデータを目的に合わせて集計できる機能がピボットテーブルになります。

例えば以下のようなデータがあったとします。

期末テストの点数が個人別に記録されている表になります。

このままではなんの示唆も得られません。

ピボットテーブルを使ってクラスごとの平均点を出してみましょう。

クラス別に期末テストの平均点を算出したところ、1組の点数が一番いいことがわかりました。
逆に3組は成績が低く、教師陣としても何らかの手を打つ必要がありそうです。

次に所属している部活ごとの点数を見てみましょう。

部活別に見るとサッカー部の平均点は高いですが、吹奏楽部は平均点がかなり低いです。
もしかしたら練習が厳しく勉強する時間を捻出できない生徒が多かったのかもしれません。

このようにピボットテーブルはデータを様々な切り口で集計することで示唆を得ることができる大変便利な機能です。

フィルター

表のデータが多くなると、ある条件のデータのみ表示したいという時があります。

このある条件のみ表示する機能がフィルターです。

先ほどの表でctrl+shift+Lを押してみました。
矢印が出ているのがわかると思います。

例えばクラス3のデータだけ表示したいときは、クラス列の矢印を押下して3を選択します。

このように見たい条件だけ表示する際に非常に便利な機能になっています。

条件付き書式

書式とはセルの色や文字の太さ、罫線など見た目に関することを言います。

もちろん1つ1つのセルに対して手作業で書式を設定することも可能なのですが、大変めんどくさいです。

そのような時に条件を設定するだけで適用できるのが条件付き書式です。

例えば先ほどの表で90点以上取った人の行だけ色をつけたり、、、

高い点数と低い点数が一目でわかるような書式も1発で設定できます。

まとめ

以上新入社員がまず覚えるべきExcelの用語を解説してきました。

用語がわかれば指示内容もわかるし、操作を調べたいときも使えるようになります。

ちょっとずつ覚えていきましょう！